SuperWu 契約管理&專案管理

在工程專案中，採購作業往往左右著整體進度與成本的控制。而其中「規格的制定」則是採購活動的起點。規格不僅是供應商履約的依據，更是工程品質、成本的重要依據。筆者將從需求識別、規格撰寫到跨部門協作等層面，分享實務心得與注意要點。

一、從用戶需求出發：規格的起點

規格制定的第一步是「確認需求」，這包含與使用單位、設計單位或最終客戶密切聯繫，釐清其對產品或服務的期望。包括但不限於：

1. 性能功能的具體需求；

2. 使用條件與場域限制；

3. 外觀尺寸、強度與操作方式；

4. 法規或產業標準的符合要求。

若起始需求不明確，將導致供應商誤解、採購延宕導致整體進度落後、甚至多次施工與索賠爭議。因此需求確認的溝通階段，務必詳盡紀錄與雙向確認。

二、什麼是「有效的規格」？

一份有效的規格，應具備以下特性：

1. 清晰明確：無歧義或模糊描述。

2. 簡潔完整：重點清楚，不遺漏核心要求。

3. 符合法規：符合當地健康、安全與環境規範。

4. 最新技術：反映市場上經證實可行的技術。

5. 通用語言：利害關係人均能理解。

6. 價值分析：避免不必要成本堆疊。

規格的目的不僅是「訂購」，更是對供應商表達品質要求、驗收依據與後續履約管理的重要工具。

三、跨職能團隊：規格制定的核心動力

規格的品質取決於團隊的參與程度。設計、工程、採購、品保、法務乃至使用端利害關係人都應參與討論。常見的挑戰包括：

1. 設計部門追求技術最優化，但大幅增加成本；

2. 銷售或市場方面要求差異化，卻可能造成庫存負擔；

3. 採購方面強調供應彈性與商業合理性；

4. 品保方面關心標準化與驗證等方式；

此時，需由具備專案協調能力者（如採購主辦、專案協調員(Project Coordinator)或專案經理）主導整合意見，透過正式會議或工作小組進行審議。

四、評估與平衡：規格制定的多維考量

制定規格時，應統合以下四大因素：

1. 功能設計面：確保產品或服務能達成預期功能。

2. 市場接受度：是否符合消費者期待。

3. 製造與實施可行性：含製造工藝與現場施工條件。

4. 供應與成本考量：包含原料來源、供應商選擇與交期能力。

若忽視供應市場的實況（如材料短缺或技術瓶頸），將導致規格不具可實現性，徒增採購風險。

五、規格制定的方法與審核機制

常見制定方法有四種：

1. 採購人員早期參與：確保採購可行性。

2. 正式會議：透過制度化會議確立內容。

3. 非正式協調：部門間主動互動溝通。

4. 專案協調員(Project Coordinator)模式：指派專人整合需求與供應條件。

不論採用何種方法，皆須配合規格審查與簽核機制，並對於規格的任何變更，設立版本管理與追溯紀錄。

六、採購人員的角色與責任

在規格制定中，採購人員扮演關鍵橋樑角色，包括：

1. 協助用戶將需求轉化為可執行的技術與商業規格；

2. 評估市場供應情況與可能選項；

3. 控制成本、交期與商業風險；

4. 要求供應商早期參與、提供技術建議與創新解決方案；

5. 注意規格中的法律風險（如特殊條款、驗收責任等）。

七、收集制定規格資訊的來源與類型

制定規格所需資訊主要包含：

1. 技術層面：功能需求、使用情境、耐久性、維護條件；

2. 進度與交期：產品製造、交付與實施的時程；

3. 預算與成本：確認金額上限與控制條件；

4. 供應商能力：包括其製造流程、資源條件與配合意願；

5. 法規與標準：確保產品/服務合法且可進場使用。

這些資訊的來源橫跨內外部，從內部使用者、設計單位到供應商、業界專家、公開標準或第三方顧問皆有可能。

八、影響規格制定的外部與內部因素

1. 公司政策與組織文化：是否支持跨部門合作與創新彈性；

2. 法律規定或業界規範：不同地區或業界的標準規範；

3. 利害關係人壓力：需平衡需求、成本、時間與風險之間的衝突。

在筆者的實務經驗中，規格若設計得當，後續採購與履約問題自然減少。反之，若規格定義模糊或脫離現實，即使供應商能力再強，整個專案亦難以順利推進。規格不是單純的技術文件，而是專案成敗的起點。

契約管理是專案成功的關鍵環節，涵蓋從需求確認、簽約、執行到結案的全生命週期。筆者整理出五大核心主題，希望協助工程新鮮人建立契約管理的系統思維與能力。

一、契約管理的基本原則與實施流程

契約管理應建立在符合法律、平等自願、公平誠信與等價有償的原則上。實施流程則涵蓋需求確認、契約草擬、談判簽署、履約監控與結案評估等階段，契約管理並非簽約後才開始，而是在簽約前就應進行評估與確認。每一步驟都需明確責任分工與標準作業程序，確保契約目標的實現。

二、提高效率與縮短採購時間

有效的契約管理策略有助於提升採購效率，縮短交付週期。透過事前規劃與資源動員、持續監控供應商表現，以及建立健全的契約行政與文件管理系統，可加快採購流程，減少成本、時間與利害關係人的信任等損失。

三、降低風險與提升控制力

契約管理需重視風險控制。透過預先風險評估、設立風險緩解措施，以及專案結束階段的妥善管理，可降低延遲、爭議或未盡義務的風險。例如，預測潛在風險如付款延誤、進場障礙等，並採取相應的風險緩解對策，確保專案順利完成。

四、發揮契約的最大效益與價值

契約管理的目標在於實現預期的成本效益與營運成果。透過確保供應商符合契約要求、準時或提前完成專案，以及遵循相關法令，能夠提升契約的整體價值，達成組織的策略目標。

五、契約生命週期管理與前後期活動整合

契約生命週期管理（Contract Lifecycle Management, CLM）是系統性地管理契約從建立到終止的整個過程。上游階段需明確需求與評估供應商履約能力；下游則需靈活調整契約、建立合作關係並進行績效評估。透過整合前後期活動，提升契約的執行效率與合規性，降低風險，並實現契約的最大效益。

契約管理不僅是文件的管理，更是專案成功的保障。透過系統性的管理方法與實務操作，能夠提升專案的效率、降低風險，並實現組織的策略目標。

在當前全球供應鏈高度動盪的環境下，採購早已不再是單純的成本控制與尋找廠商的部門，而是驅動專案成功的核心力量。筆者在多年實務中，深刻體會到採購與供應關係管理對於專案進度、品質與風險控制的重要性。筆者列出相關幾點內容提供讀者參考:

一、採購的戰略角色：從成本中心轉變為價值創造者

傳統上，採購部門被視為壓低成本的工具，然而，現代企業已認識到採購在創造價值、降低風險和提升競爭力方面的關鍵角色。現今的企業，採購管理涵蓋了企業獲取、購買、接收和檢驗營運所需商品和服務的整個過程，並強調透過資訊新技術優化採購流程，以實現永續採購 。

二、供應商關係管理：建立長期夥伴關係

有效的供應商關係管理（SRM）是確保專案順利進行的關鍵。營建業採購人員需掌握供應商關係管理的實務技巧，包括建立良好互動、保持溝通協調、降低風險等，以建立長期穩定的合作關係 。

三、專案採購管理：整合計劃與執行

專案採購管理不僅涉及採購計劃的制定，還包括供應商的選擇、合約的管理以及履約的監控。根據PMBOK指南，專案採購管理涵蓋了從團隊之外購買或獲得產品、服務或成果的過程，包括發展、管理與管制協議等 。

四、實務應用：以營建專案為例

在營建專案中，採購人員需面對多樣化的挑戰，如分包商的管理、界面控制與風險辨識等。營建業採購人員應具備應對界面管理挑戰的實戰技巧，提高供應商關係管理的效能 。

五、結語：採購與供應關係管理的未來展望

隨著全球供應鏈的不確定性增加，採購與供應關係管理的重要性日益凸顯。企業應重視採購部門的戰略角色，培養具備專業素養的採購人才，並建立穩固的供應商關係，以提升整體競爭力。

在筆者25年工程經驗中，深刻體會到跨職能團隊（Cross-Functional Team, CFT）在工程營建領域的重要性。跨職能團隊能夠整合不同專業背景的人才，共同解決複雜的工程問題，提高專案的效率與品質。也就是專案管理中所謂的T 型人才，可以多方多角度的看到並解決工程界面，且跨職能人材往往都有良好的溝通能力，所以筆者從多年實務經驗出發，探討跨職能團隊的建立、管理與挑戰，並提出相應的策略與建議。

跨職能團隊的核心在於整合來自不同部門或專業領域的成員，如設計、施工、採購、品質管理、試運轉等，共同為專案目標努力。這種團隊結構打破了傳統的部門壁壘，促進了資訊的流通與協作。

在實務中，成功的跨職能團隊通常具備以下特徵：

1. 共同的目標與願景：所有成員對專案的目標有清晰的認識，並為之努力。

2. 明確的角色與責任分工：每位成員了解自己的職責，避免重複或遺漏。

3. 有效的溝通機制：定期的會議與資訊共享平台，確保資訊的即時傳遞。

4. 領導的支持與授權：高層管理者的支持與適當的授權，讓團隊能夠自主決策。

在大型工程專案中，時常需組建了一個包含設計、施工、品質與安全、試運轉等部門的跨職能團隊。透過定期的協調會議與即時的資訊共享平台，才能成功解決了多項跨部門的協作問題，確保專案的順利推進。

建立高效的跨職能團隊，除了組織專案團隊角色與責任分配外，團隊建設與溝通策略同樣關鍵。以下是建立團隊溝通文化的幾點建議：

1. 建立信任與尊重的文化：鼓勵成員之間的相互尊重與信任，營造開放的溝通氛圍。

2. 定期的團隊建設活動：透過工作坊、團隊訓練等活動，增進成員間的了解與合作。

3. 明確的溝通渠道與流程：建立標準的溝通流程與工具，確保資訊的準確與即時傳遞。

4. 領導的示範作用：領導者應以身作則，展現開放與包容的態度，鼓勵成員提出意見與建議。

在一個涉及多個承包商的工程專案中，需要透過建立共同的溝通平台與定期的協調會議，有效地整合了各方的資源與資訊，避免了因溝通不暢導致的延誤與成本增加。

儘管跨職能團隊帶來諸多優勢，但在實務操作中也面臨一些挑戰：

1. 文化與價值觀的差異：不同部門或專業背景的成員可能存在文化差異，影響合作。

2. 權責不清與決策延遲：若未明確各成員的權責，可能導致決策效率低下。

3. 資源分配的衝突：各部門對資源的需求可能產生衝突，影響專案進度。

為應對上述挑戰，筆者建議解決方式如下：

1. 制定明確的團隊規範與流程：如責任分配矩陣（RACI），明確各成員的角色與責任。

2. 建立有效的衝突解決機制：如設立中立或第三方的協調人員，協助解決部門間的衝突。

3. 強化領導與管理能力：培養具備跨部門協調能力的領導者，提升團隊的整體效能。

上述的方式可以有效地降低跨職能團隊的衝突，有效的衝突管理更能讓跨職能團隊發揮更大的效益。

跨職能團隊在工程營建專案中扮演著越來越重要的角色。透過有效的組織設計、團隊建設與溝通策略，可以充分發揮團隊的整體效能，提升專案的成功率。然而，這也要求我們在實務操作中，不斷地學習與調整，應對各種挑戰。希望以上的分享，能為工程新鮮人提供一些實用的參考與啟發。

姓名:

SuperWu

學歷:

中央大學土木工程系營建管理研究所碩士

經歷:

慧築營建科技總經理特助

富台工程股份有限公司專案經理

榮工工程股份有限公司專案管理辦公室(PMO)組長兼專案經理

亞翔工程股份有限公司建築處副理

中央大學土木工程學系營建管理研究所合約管理講師

大數智能教育專案管理課程講師

國際專案管理師Project Management Professional (PMP)

亞太工程專案鑑識學會會員

數間合約及進度管理諮詢顧問

104人力銀行職涯引導師     

Mail : SuperWu_NCU@outlook.com